La evaluación de un proyecto. Herramienta clave para conseguir el éxito organizacional
BY FERNANDO ROSERO BATALLA
En el sector astillero, a la hora de desarrollar una obra naval tanto a flote como en dique, (así como en toda organización), una de las estrategias que se debe tener en cuenta para asegurar su éxito es cómo se llevará a cabo su evaluación. ¿Por qué? Porque la evaluación de proyectos ayudará a prevenir riesgos y problemas, detectando puntos neurálgicos y generando posibles soluciones técnicas y tácticas, acuerdo lo demandado por la ingeniería.
¿Qué es la evaluación de un proyecto naval?
Evaluar una obra o proyecto naval, es un proceso en el cual se analizan y evalúan todos los elementos que intervienen en ese proyecto, con el fin de determinar su viabilidad, eficiencia y eficacia, dimensionar los posibles riesgos y establecer las soluciones de forma asertiva. Se trata de una fase súper importante, con independencia de sus características y tamaño de la obra a tratar. No obstante, evaluar un proyecto supone la recolección y análisis de datos de manera constante.
¿Por qué es importante la evaluación de proyectos en una obra naval?
La importancia radica en la implementación de un seguimiento y control que permita establecer una comparación para poder determinar y medir la evolución del proyecto, detectar desviaciones y establecer las respectivas medidas de mejora necesarias a lo largo del proceso. Además, todo proceso de evaluación precisa de un monitoreo, un seguimiento y control continuo que permita:
- Comprobar que el proyecto evoluciona acuerdo el plan diseñado.
- Detectar debilidades, amenazas y oportunidades; anticiparse a ellas y tomar las decisiones oportunas en cada momento.
Desafortunadamente, aunque se conozca de la importancia de este proceso para alcanzar el éxito, en muchas organizaciones de diferentes objetos social, la evaluación de proyectos es una fase que pasa casi desapercibida. Estas organizaciones suelen centrarse solo en los resultados finales de la operación, sin tener en cuenta el resto de etapas que componen un proyecto ni los elementos y factores que en él intervienen. Esta visión simplista del proceso de evaluación impide que se detecten a tiempo errores y problemas a lo largo del desarrollo de la obra, por lo tanto, que se busquen soluciones a tiempo para prevenir o bajarles el nivel a las posibles consecuencias negativas. Una evaluación continua y bien definida puede prevenir algunas de las causas por las que fracasan los proyectos.
Evaluar un proyecto supone la recolección y análisis de datos de manera constante.
¿Cuáles son los métodos y criterios de evaluación de un proyecto?
Todo proyecto naval al igual que cualquier otro, puede valorarse con base a dos tipos de metodologías de evaluación:
Cualitativas; se refieren a una técnica descriptiva basada en datos narrativos, por ejemplo: entrevistas, reuniones o reportes con trabajadores seniors, los cuales tienen la experiencia del hacer y del saber hacer.
Cuantitativas; se basan en datos medibles y cuantificables que son recogidos y analizados mediante la estadística. Algunos de estos tipos de criterios son: las revisiones de desempeño, el análisis de tendencias o el análisis de valor acumulado. En pocas palabras, verificar si existen archivos con proyectos iguales o idénticos y verificar el manejo de los recursos. Por ejemplo: cantidad horas hombre, cantidad horas máquinas/equipos, cantidad de insumos, proveedores y/o contratistas, entre otros.
¿Cómo se lleva a cabo la evaluación de proyectos?
La forma de llevar a cabo la evaluación de proyectos navales (en nuestro caso), dependerá de muchos factores: de cómo lo está gestionando el Gepro, de su experiencia, de los recursos aplicados al alcance técnico de la obra, de las posibilidades, del riesgo que pueda asumir el proyecto. En cualquier caso, es muy importante elegir un método de evaluación y los indicadores de gestión o desempeño que se emplearán para monitorear su trazabilidad. Entre las formas más comunes de evaluar proyectos se encuentran las auditorías internas, las reuniones de estado… (Estas reuniones permiten juntar a todo el equipo de trabajo y poner sobre la mesa el estado del proyecto, cliente, etc. así como planificar las acciones futuras, especialmente a corto y medio plazo), el seguimiento del presupuesto, las entrevistas, el control de plazos…
¿Qué es un indicador de gestión o de desempeño y para qué sirve?
Son medidas de información que permite saber cómo está funcionando o como se está desarrollando tu proyecto. Por lo tanto, dada su importancia, es necesario que queden establecidos desde la reunión de inicio.
¿Cuáles son los indicadores de un proyecto?
En general, en la evaluación de proyectos se utilizan muchos indicadores que pueden ser de tres tipos:
- Indicadores de diagnóstico: se trata de aquellos que permiten comparar la situación real del proyecto versus lo estimado. Se puede detectar desviaciones y fallos.
- Indicadores retrospectivos: Se recopila la información sobre lo que se ha logrado del proyecto a la fecha para poner en valor lo obtenido.
- Indicadores de predicción: Se tiene en cuenta la situación actual del proyecto y los datos de cómo se ha ido desarrollando, para anticipar posibles problemas futuros.
¿Se evalúan los proyectos sociales?
Los proyectos sociales también deben ser evaluados, ya que esto puede ayudar a las organizaciones (incluyendo los astilleros), en muchos aspectos: a mejorar su imagen, a ser más transparentes, a potenciar sus fortalezas y corregir sus debilidades. Se debe tener presente, que los indicadores que se seleccionen para su evaluación son de máxima importancia, deben ser tanto rigurosos como realistas. De esta forma será posible adquirir una visión global y completa de la realidad, asegurarse de que la organización para el proyecto cuenta con los recursos adecuados para tal fin.
Principales causas del éxito de un proyecto
Existen muchas razones por las que un proyecto puede llegar a ser exitoso, de hecho, las principales causas de éxito de los proyectos son muy comunes:
- Definición del alcance. Tener claro el alcance del proyecto, los requisitos y características del mismo, ayuda a una planificación y un control eficaz.
- Objetivos bien definidos y alcanzables. Se establecen metas pegados a las posibilidades, objetivos bastante realistas y claros.
- Gestión del riesgo. Ningún proyecto está exento de riesgos. Para lograr el éxito, se hace un análisis inicial exhaustivo para identificar tanto los posibles riesgos como sus causas, para corregirlas o prevenirlas de manera adecuada. Sin embargo, existen ciertos riesgos que son muy difíciles de prever. Solo se pueden detectar a través de un seguimiento y evaluación continua.
- Gestión del cambio. La evaluación contribuye en este proceso de cambio y mejora continua al detectar necesidades.
- Comunicación. La buena comunicación o la existencia de una estrategia comunicativa bien definida, también ayuda a detectar contratiempos y tomar decisiones acertadas.
- Evaluación. Una eficiente estrategia de evaluación de un proyecto también es la causa del éxito del mismo.
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